1. ทำตามคู่มือปฏิบัติงาน ลดปริมาณความผิดพลาด
สำหรับคุณผู้หญิงมือใหม่เพิ่งเริ่มทำงาน ควรมีคู่มือปฏิบัติงานเพราะจำเป็นต่อการทำงานมากๆค่ะ เพราะเป็นแบบแผนที่ทำขึ้นมาเพื่อให้ปฏิบัติตาม คนที่ปฏิบัติตามคู่มืออย่างเคร่งครัด ย่อมไม่เกิดความผิดพลาด หรือลดความผิดพลาดได้มาก หากไม่มีลองถามหรือปรึกษาเพื่อนร่วมงานหรือรุ่นพี่บ่อยๆ หากมีคำถามสงสัยให้รีบถามอย่าปล่อยให้คาใจแล้วทำงานนั้นๆ ส่งให้พ้นๆ ไป เพื่อความเข้าใจในเนื้องานที่ถูกต้อง
2. จดโน้ตงานก่อนทำ เพื่อจำกัดโอกาสในการทำพลาด
หากมีการจัดระเบียบการทำงานของเราเป็นลำดับขั้นตอน จะช่วยป้องกันความผิดพลาดของคุณผู้หญิงได้มากค่ะ โดยก่อนที่จะเริ่มทำงานในแต่ละวันให้จดรายการสิ่งที่จะต้องทำทั้งหมดลงมาให้ ครบถ้วน แล้วจัดลำดับสิ่งที่จะต้องทำก่อน-หลังตามความสำคัญและความเร่งด่วน รวมถึงจดรายการข้อควรระวังต่าง ๆ ไว้คอยเตือนใจด้วย อย่าลืมที่จะติดไว้ในที่ที่มองเห็นได้ง่าย อย่างหน้าคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
3. ตรวจงานหรือเช็คงานก่อนส่งเพื่อป้องกันการผิดพลาด และการถูกตำหนิ
ทำ งานเสร็จแล้วต้องตรวจสอบความถูกต้องทุกครั้ง และไม่ใช่เพียงครั้งเดียวเท่านั้น ควรช่วยกันตรวจสอบหลาย ๆ คน นอกจากเจ้าของงานจะต้องตรวจงานของตนแล้ว ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น หัวหน้างาน หรือผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนั้นตรวจสอบด้วย เพื่อความรัดกุมควรมีการลงลายมือชื่อรับรองด้วยว่า ใครได้ตรวจสอบแล้วบ้าง จะทำให้ผู้ตรวจเพิ่มความระมัดระวังมากขึ้นอีกระดับหนึ่ง เพราะทุกคนทราบดีว่า การลงชื่อมีผลต่อการรับผิดชอบในกรณีเกิดความผิดพลาดขึ้น
4. ส่งงานหรือรายงานผล ที่ได้ทำเรียบร้อยแล้ว
ส่งงานหรือรายงานผลงานให้ทีมงาน เจ้านาย หรือผู้ที่เกี่ยวข้องในการมอบหมายงานนั้นๆ เพื่อรายงานให้รับทราบถึงความเคลื่อนไหว และเป็นการอัพเดทงานทีคุณทำเสร็จเรียบร้อยแล้วให้ ทีมงาน เจ้านาย หรือผู้ที่เกี่ยวในงานนั้นๆ รับทราบเพื่อการสื่อสารที่ดีในการทำงาน
5. หากเกิดความผิดพลาดเมื่อใด ให้รายงานเมื่อนั้น
เมื่อ การทำงานเกิดข้อผิดพลาด เจ้าของงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องต้องรีบแจ้งต่อหัวหน้าทันที ว่าเกิดอะไรขึ้น ผิดพลาดอย่างไร เกิดจากปัจจัยใด รวมถึงคิดหาแนวทางแก้ไข เพื่อนำเสนอหัวหน้าด้วย โดยกำหนดระยะเวลาในการปรับปรุงแก้ไขแนวทางการแก้ไขอย่างเป็นรูปธรรม เพื่อให้ปัญหาคลี่คลายโดยเร็วที่สุด ทั้งนี้ไม่ใช่เพื่อต้องการกล่าวโทษกัน แต่เพื่อให้เกิดการเรียนรู้จากข้อผิดพลาด และป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำอีกนั่นเองค่ะ
การป้องกันข้อผิดพลาดในการทำงาน เป็นสิ่งที่คุณผู้หญิงผู้ที่อยากประสบ ความสำเร็จในหน้าที่การทำงานควรทำ นอกจากจะทำงานเสร็จแล้ว สิ่งสำคัญคือจะต้องไม่มีข้อผิดพลาดด้วยนะคะ จึงจะถือว่าคุณผู้หญิงทำงานได้อย่างดีมีประสิทธิภาพ
การงานทุกอย่างถ้าไม่ใช่อาชีพทุจริต ล้วนแต่มีคุณค่าแฝงอยู่ในการงานทั้งนั้น ดังนั้นขอเพียงแต่คุณรู้จักมองให้เห็นคุณค่าของมัน แล้วสร้างความประทับใจในงานที่คุณทำอย่างสุดซึ้ง ความรักความประทับใจในการงานของคุณนี้เอง ที่จะเป็นพลังใจทำให้คุณสามารถต่อสู้งานที่ยากลำบาก หรือ น่าเบื่อหน่ายต่อไปได้ ย้ำอีกครั้งว่า ขอให้คุณสร้างความภูมิใจในสิ่งที่คุณทำ คือ มีความมั่นใจในงานที่คุณทำว่าเป็นงานที่มีคุณค่า ความรักความมั่นใจในสิ่งที่คุณทำนั่นแหละครับ ที่จะเป็นพลังใจสำคัญทำให้คุณทำงานของคุณอย่างมีความสุข
ยกตัวอย่าง เช่น ถ้าคุณเป็นพนักงานรักษาความปลอดภัย คุณก็ควรจะคิดว่าหน้าที่ของคุณนั้นสำคัญที่สุดในโลก คือ ถ้าบริษัทขาดคุณไป บริษัทก็จะไม่มั่นคงปลอดภัยทันที หรือ ถ้าหากคุณเป็นพนักงานบัญชี คุณก็ควรจะคิดว่า บริษัทต้องพึ่งพาอาศัยคุณ นี่ถ้าบริษัทไม่มีคุณมาช่วยงาน บริษัทจะต้องประสบปัญหาเรื่องบัญชีจนวุ่นวายแน่ ๆ หรือถ้าคุณเป็นแม่ค้าขายข้าวแกง คุณก็ควรจะคิดว่า การที่ลูกค้าทุก ๆ คนได้พ้นจากความหิวโหย รอดชีวิตไปได้ในวันนี้ ก็เพราะคุณได้ช่วยชีวิตพวกเขาไว้นั่นเอง
(ขืนใครไม่กินข้าวก็ตายสิครับ)
สรุปอีกทีคือ มองให้เห็นคุณค่าในงานที่คุณทำอยู่ว่าได้ช่วยเหลือเกื้อกูลต่อใคร ทำประโยชน์ให้แก่ใครได้บ้าง คิดให้ได้อย่างนี้แล้วสร้างความภูมิใจ ความมั่นใจในการงานของตนเอง ชีวิตการทำงานของคุณก็จะมีความสุขมากขึ้นเป็นกองเลยทีเดียวครับ
7. กระตือรือร้นอยู่เสมอ
สร้างอริยาบถของคุณให้มีกระชุ่มกระชวยมีชีวิตชีวา ทำให้ติดจนเป็นนิสัย คุณก็จะพลอยมีความกระตือรือร้นในการทำงานไปด้วย ความรู้สึกกระตือรือร้นนี้เป็นสิ่งที่สร้างขึ้นมาได้ครับ เวลาที่คุณอยู่คนเดียวในห้อง ให้คุณลองทำดูเล่น ๆ ก็ได้ คือ คุณลองทำโน่นทำนี่อย่างเนือย ๆ เฉื่อยแฉะสัก 5 นาที จากนั้นให้เปลี่ยนบุคลิกใหม่คราวนี้ลองทำอะไรต่ออะไรด้วยท่าทีกระฉับเฉงว่อง ไวดูสัก 5 นาที ลองเปรียบเทียบดูสิครับ คุณจะพบว่าความรู้สึกมันต่างกันลิบลับเลยเดียว คนที่มีความรู้สึกกระตือรือร้นอยู่ตลอดเวลา ทำอะไรมันก็ดูน่าสนุกไปหมด ดังนั้นในแต่ละวัน หากคุณลองทำตัวให้เป็นคนที่กระตือรือร้นขึ้นมาสักวันละครึ่งชั่วโมงกับการ งานอะไรก็ได้ ให้คุณลองตั้งกติกากับตัวเอง ว่า คุณจะเป็นคนActive วันละครึ่งชั่วโมง ดูสิว่ามันจะเกิดอะไรขึ้น ในที่สุดคุณจะพบด้วยตัวของคุณเองว่า ทุก ๆ วันที่คุณฝึกทำงานอย่างว่องไวตื่นตัวอยู่เสมอ ความกระตือรือร้นของคุณมันจะค่อย ๆ ขยายตัวออกไป สู่กิจกรรมอื่นมากขึ้นเรื่อย ๆ จนในที่สุดมันก็จะกลายเป็นบุคลิกใหม่ของคุณอย่างถาวร คือเป็นคนทำงานอย่าง สนุกสนานมีชีวิตชีวาด้วยความกระตือรือร้นนั่น
8.ฝึกสมาธิกับการงาน
การงานบางอย่างมันก็ดูน่าเบื่อน่าเซ็ง จริงๆเสียด้วย มันจะไม่น่าเบื่อได้อย่างไร ก็ต้องทำซ้ำ ทำซาก หาความหมายอะไรไม่ได้เลย ทำไปเบื่อไปเมื่อใดจะเลิกงานเสียที ถ้าใครคิดอย่างนี้นาน ๆ จะพาลเป็น โรคประสาท เพราะจิตใจไม่มีความสุขกับการทำงาน ต้องฝืนใจทำไปวัน ๆ
ใครพบกับสถานการณ์เช่นนี้ ก็ให้ใช้วิธีนี้สิครับ คือฉวยโอกาสฝึกสมาธิกับงานเสียเลยเป็นอย่างไร คือได้ทั้งความสงบใจ และได้ทั้งผลของงาน การทำสมาธิกับการทำงานอาจจะใช้วิธีง่าย ๆ ด้วยการกำหนดรู้อริยาบถ คือแต่ละขั้นตอนของการเคลื่อนไหวร่างกาย ให้มีสติติดตามทันไปในทุกอริยาบถ โดยก่อนที่เราจะเริ่มทำงาน ให้มีความตั้งใจอย่าง แน่วแน่ว่าเราจะไม่คิดอะไรนอกเรื่องนอกราวในขณะทำงาน แต่จะใช้ความคิดมากำหนดการเคลื่อนไหวทุกอริยาบถ เพื่อให้จิตเกิดเป็นสมาธิ มันจะได้เกิดความปีติสุขในขณะทำงาน วิธีทำก็ไม่ยาก ลองดูสิครับ
ยกตัวอย่าง สมมุติว่าคุณต้องประทับตรายางซองจดหมายสองร้อยซอง ก็ให้คุณกำหนดจิตลงไปแต่ละขั้นตอนของอริยาบถ เช่น " หยิบจดหมาย - วางซองเข้าที่- จับตรายาง-กดผ้าหมึก-ปั๊มลงไป- เลื่อนซองออก-หยิบ ซองใหม่-วางซองเข้าที่-จับตรายาง-กดผ้าหมึก ฯลฯ " ใส่ใจจดจ่อการเคลื่อนไหวทุกๆอริยาบถ พร้อมกับ ใช้ความคิดของคุณกำหนดรู้ลงไป (พูดในใจตามอริยาบถที่เปลี่ยนไป) เพื่อไม่ปล่อยให้ความคิดลอยหนีไปเรื่องอื่น เชื่อไหมครับว่า กว่าคุณจะปั๊มซองเสร็จ บางทีจิตของคุณอาจจะเกิดตั้งมั่นเป็นสมาธิ ทำให้มีความปีติสุข ราวกับว่าอยู่บนสรวงสวรรค์เลยก็เป็นได้
สรุปง่าย ๆว่า ถ้าคุณรู้จักทำสมาธิในขณะทำงาน ก็เหมือนกับว่าคุณได้ขึ้นสวรรค์ทั้งเป็นในขณะทำงานเลยทีเดียวครับ
9.สนุกกับการทดลองปรับปรุงคุณภาพของงาน
การ งานทุกอย่างมีเรื่องท้าทายอยู่ในตัวของมันเองเสมอว่า คุณจะสามารถปรับปรุงให้มันมีคุณภาพดีขึ้นได้หรือไม่ ดังนั้นในแต่ละวันที่คุณมาทำงาน คุณอาจสนุกกับการเฟ้นหาปัญหาในที่ทำงานนำมาลองฝึกคิดแก้ไขดู คิดเสียว่าเป็นการท้าทายสติปัญญาของคุณว่าคุณสามารถจะทำได้หรือไม่ อาทิเช่น ทำอย่างไรถึงจะประหยัดทรัพยากร ประหยัดเวลา หรือ ทำอย่างไรผลผลิตจึงจะเพิ่มมากขึ้น หรือ ทำอย่างไรจึงจะวางแผนงานให้เป็นลำดับไม่ลัดขั้นตอน ฯลฯ ลองทำเรื่องเหล่านี้ให้มันดูน่าสนุก เหมือนกับเล่นเกมประเภทฝึกสมองลองปัญญาอะไรทำนองนั้น
สรุปอีกครั้ง คือให้หาเรื่องมาท้าทายสมอง มองหาปัญหาให้เจอแล้วคิดแก้ไขปรับปรุง ถ้าทำได้อย่างนี้ทุกวัน การงานมันก็จะไม่น่าเบื่ออย่างแน่นอนครับ แถมยังฉลาดขึ้นทุกวันอีกต่างหาก
ยกตัวอย่าง สมมุติว่าคุณเป็นพนักงานOffice วันนี้คุณอาจจะคิดคำนวณดูเล่น ๆ ว่า วัน ๆ หนึ่งเราใช้กระดาษ แบบไม่ประหยัดไปเท่าใด จะหาวิธีปรับปรุงอย่างไรให้มันประหยัดมากขึ้น คิดให้มันเป็นตัวเลขออกมาเลยครับ คำนวณดูว่าวันๆหนึ่งใช้เปลืองไปเท่านี้ ถ้าคูณกับหนึ่งปี มันจะเปลืองไปอีกสักเท่าใด อะไรทำนองนั้น พอวันต่อๆ ไปก็หาเรื่องอื่น ๆ มาคิดท้าทายสมองเล่นอีก เช่น จัดโต๊ะอย่างไรถึงจะนั่งทำงานไม่เสียสุขภาพ , วางอุปกรณ์ สนง. อย่างไรถึงจะหยิบก็ง่ายหายก็รู้ , ฯลฯ ทีนี้พอหมดเรื่องรอบโต๊ะ คุณอาจจะไปมองหาปัญหาอื่น ๆ ในบริษัทมานั่งฝึกสมองเล่นก็ได้ ยิ่งเป็นการดีเสียอีก
เพราะนั่นแสดงว่าคุณกำลังพัฒนาตนเองให้เป็นนักบริหารที่ดีในอนาคต ทำอย่างนี้ได้ทุกวันรับ รองว่าชีวิตการทำงานของคุณจะต้องพบกับ
เรียบเรียงโดยmanman
